Bei Ihren persönlichen Einstellungen können Sie Ihren Terminpilot Account unter dem Menüpunkt <IHR Name> -> Synchronisation mit Ihrem Office 365 Account abgleichen. So tauschen Sie bequem Daten aus dem Terminpilot Cockpit mit dem Online Dienst von Microsoft ab.
Die Synchronisation ist immer pro Mitarbeiteraccount und kann auf zwei Weisen geschehen:
Jeder Nutzer muss die Synchronsation in seinem Account selbst durchführen. Als Administrator können Sie dies nicht für Ihre Nutzer durchführen.
Sie können nach der Verknüpfung die Kalender auswählen, die für eine Sync zu Terminpilot verwendet werden sollen und auch in welchen Kalender Terminpilot die Termine übertragen soll.
Desweiteren werden aktuell noch keine ganztägigen oder mehrtägigen Termine synchronisiert. Wir arbeiten an einer Lösung.
Bis dahin empfehlen wir Ihnen wichtige Termine immer als festen Termin (Bsp. von 8 bis 20 Uhr für jeden einzelnen Tag) zu blockieren.
Anleitung
Verknüpfen
Klicken Sie auf den Button „Verknüpfen“.
Anschließend werden Sie zum Office365 Portal umgeleitet. Sofern Sie eingeloggt sind erfolgt direkt folgender Bildschirm zur Bestätigung, dass TERMINPILOT Ihre Daten abgleichen darf. Falls nicht werden Sie aufgefordert sich einzuloggen.
Bitte bestätigen Sie den Zugriff und der Account ist verknüpft.
Nun gelangen Sie zurück zur Terminpilot Ansicht. Da müssen Sie nur noch zwei Schritte durchführen:
Kalenderauswahl bei Terminpilot
Bitte wählen Sie die Kalender vom Office 365 Konto aus (falls mehrere vorhanden), von denen Termine zu Terminpilot übertragen werden sollen
Die Auswahl können beliebig viele Termine sein. Das ist zum Beispiel dann sinnvoll, wenn Sie bei Office365 getrennte Kalender führen, wie z.B. beruflich und privat trennen.
Sie können die Auswahl jederzeit später ändern, falls Termine hinzugekommen sind oder Sie einfach eine andere Auswahl vornehmen möchten.
Bitte vergessen Sie nicht im Anschluss auf „speichern“ (unten) zu klicken!
Anschließend erhalten Sie vom System eine Bestätigung, wenn die Verknüpfung erfolgt ist. Die Office365 Synchronisation ist nun erfolgreich eingerichtet. Sollten Sie die Verbindung später einmal trennen wollen, klicken Sie bitte einfach auf den roten Button „Verbindung trennen“. Eine Änderung der zu synchronisierenden Kalender ist jederzeit möglich.
Bitte bedenken Sie, dass die Synchronisation nur mit dem Paket von Microsoft Office365 erfolgen kann. Nur Office365 bietet einen Webservice mit dem Terminpilot kommunizieren kann. Eine Synchronisation mit anderen Versionen wie Exchange2017 oder Exchange 2013 ist nur über die angebotene Zusatzlösung darstellbar.
Wie Sie ihr lokales Outlook oder ältere Versionen synchronisieren können steht in unserem Beitrag „Outlook: klassisch„