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DSGVO – alle Informationen zum neuen Datenschutz von Terminpilot

Die neue EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist für jedes Unternehmen, das automatisiert Daten verarbeitet wichtig. Sofern Sie mit Terminpilot online Termine vereinbaren sind Sie auf der sicheren Seite.

Sollte Ihnen das Thema DSGVO noch nichts sagen oder Sie haben noch Informationsbedarf empfehle Ich Ihnen den kostenfreien DSGVO Kurs von Sven Platte, dem Gründer unseres Zahlungsanbieters Digistore24. (Danke Sven!)

zum DSGVO Kurz von Digistore24 (externer Link)

Was wir immer schon berücksichtigt haben

Wir haben von Anfang an einen sehr hohen Datenstandard gehabt und müssen uns bezüglich der neuen DSGVO kaum umstellen.  Wir haben bereits beim Start unseren Serverstandort in Deutschland berücksichtigt nach ISO27001. Unsere Datenschutzbestimmungen waren ebenfalls für Sie also auch für Ihre Kunden bereits ausgefertigt. Wir haben unsere TOMs (technisch organisatorischen Maßnahmen) gepflegt und z.B. Passwörter immer verschlüsselt abgelegt und ein entsprechendes Rechtemanagement eingeführt.  Zudem konnten Sie ein Opt-In bei Terminvereinbaren nutzen, so dass Sie auch bei Anschreiben des Kunden die Datenschutzbestimmungen erfüllen. Außerdem konnten Sie immer schon eigene rechtliche Zusatzinformationen einfügen. Eine Auftragsdatenverarbeitung (jetzt neu eigentlich Auftragsverarbeitungsvertrag) konnten unsere Kunden immer schon mit uns vereinbaren.

Was ist neu mit der DSGVO ab 25.05.2018

Folgende Dinge sind auch bei uns neu bzw. überarbeitet

  1. Wir arbeiten ab sofort mit einem externen Datenschutzbeauftragten, der noch einmal zusätzlich mit externen Audits für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen und damit dem Schutz Ihrer Daten sorgt.
    Björn Leineweber, BELA Datenschutz, www.datenschutz-ruhr.de
  2. Wir geben Ihnen die Möglichkeit den Auftragsverarbeitungsvertrag bequem digital zu unterzeichnen im Backend.
    Jeder Administrator bekommt ab 25.05.2018 einen Hinweis den AV-Vertrag zu akzeptieren. Sie können diese später jederzeit nachholen unter dem Menüpunkt Einstellungen -> Rechtliches oder Einstellungen -> Accountdaten.
  3. Wir haben unsere Datenschutzbestimmungen selbstverständlich an die Gesetzgebung der DSVGO zum 25.05.2018 angepasst.
  4. Schriftlicher AV-Vertrag für Sie und Ihre Unterlagen abspeichern/abheften.

Sofern Sie zur DSGVO und zum Ablauf weitere Fragen haben, können Sie sich natürlich gern an unseren Support an info@terminpilot.de wenden.

Was muss ich tun?

Sie müssen eigentlich nichts weiter tun bei der Nutzung von Terminpilot. Bitte bestätigen Sie einfach den AV-Vertrag unter dem Menüpunkt Einstellungen -> Rechtliches oder Einstellungen -> Accountdaten und es ist alles geregelt. Dies können Sie standardmäßig bei der ersten Nutzung von Terminpilot erledigen.

Bestätigung des AV-Vertrags beim nächsten Login

Sobald Sie als Administrator ab dem 25.05.2018 in Ihren Account eingeloggt sind, erfolgt eine Abfrage der Bestätigung der neuen Datenschutzbestimmungen und dem Abschluss der AV-Vertrags. Hier müssen Sie lediglich die Häkchen setzen.

AV-Vertrag

Der Abschluss des AV-Vertrages ist nicht verpflichtend für die Nutzung von Terminpilot. Wir empfehlen Ihnen aber die Vereinbarung aus Gründen der neuen DSGVO und bieten Ihnen deswegen diese einfache und bequeme Möglichkeit an.

Im Anschluss finden Sie unter  Einstellungen > Rechtliches den Punkt AV-Vertrag. Sie können so nachvollziehen, wann Sie diesen mit uns geschlossen haben.

Muss ich Terminpilot in meinen Datenschutzbestimmungen erwähnen?

Nach der Auffassung unseres Datenschutzbeauftragten müssen Sie Terminpilot nicht extra erwähnen. Sie verlinken ja nur auf die Terminpilot Seite (per Link oder iFrame) und jeder Nutzer bestätigt die Datenschutzbestimmungen bevor er den Service nutzt. Es werden von uns vorab keinerlei Daten gespeichert. Sofern Sie möchten können Sie dies natürlich gern erwähnen. Wir schlagen hier folgende Textpassage vor:

„Wir nutzen das Tool terminpilot.de. In diesem Rahmen können Sie eine Terminvereinbarung vornehmen. Hierfür wird mittels eines sog. iFrame eine Verbindung zum Anbieter des Tools hergestellt. Die dort relevanten Datenschutzbestimmungen sind unter https://www.terminpilot.de/datenschutz einsehbar.“

Datenschutz & Software: made in germany

Wir werden auch weiterhin diesen zuverlässigen Service „made in germany“ bieten und geben unser Bestes für Sie immer aktuelle und fortschrittliche Lösungen bereit zu halten.